Όχι πια χαρτί!


Το θέμα του «χαρτιού» σε μία εταιρεία μπορεί να αντιμετωπίζεται με διάφορους τρόπους. Συμφωνούμε ότι δεν είναι υποχρεωτικά από τα πιο μεγάλα έξοδα αλλά είναι ένα καλό σημείο να ξεκινήσουμε τη διαδρομή μας στις γραμμές κοστών του πίνακα αποτελεσμάτων (ή PnL στα αγγλικά).

Κόστος του χαρτιού:

Πολλές επιχειρήσεις ξεχνάνε ή δεν αφιερώνουν το χρόνο στην ανάλυση των προμηθευτών τους ώστε να συγκεντρώνονται ένα ή μια ομάδα κοστών σε ένα μοναδικό προμηθευτή. Κάνοντας αυτή την άσκηση, θα μπορείτε να απλοποιήσετε, ελαφρύνετε την καθημερινότητά σας και να εξασφαλίσετε μία δύναμη διαπραγμάτευσης τιμών. Ένα καλό προμηθευτή δεν είναι υποχρεωτικά αυτό που προσφέρει την καλύτερη τιμή, είναι και αυτό που μοιράζει τις ίδιες αξίες, που σέβεται τις συμφωνημένες ημερομηνίες και ο οποίος προσφέρει και ευκολίες στον τρόπο πληρωμής (αν και αυτά δύσκολα θα μπορείτε να τα έχετε τέτοια εποχή), είναι λοιπόν ένα προμηθευτή που προσφέρει τη καλύτερη σχέση τιμής απόδοσης.

Παράδειγμα: Η εταιρεία Χ χρησιμοποιεί σε μηνιαία βάση 10 * 500 άσπρο χαρτί A4

Έτσι λοιπόν, μειώνοντας τη μέση τιμή ανά χαρτί, και χρησιμοποιώντας ένα μοναδικό προμηθευτή, η εταιρεία Χ κατάφερε να κάνει 37% οικονομίες, εσείς πόσο μπορείτε κάνετε;

Βέβαια, η κρίση έχει αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η αγορά. Πολλούς από τους προμηθευτές σας μπορεί να έχουν χάσει πελάτες, ή να έχουν παρατηρήσει ήδη μία μείωση του τζίρου τους εξαιτίας της κρίσης. Για αυτό το λόγο μπορείτε να αρχίσετε διαπραγματεύσεις. Η άσκησή μας μπορεί να συνοψιστεί ως:

  • Αρχικά, διαλέξτε ένα/δύο προμηθευτές που απαντάνε στις ανάγκες της εταιρείας και ειδικά ότι έχει σχέση με γραφική ύλη.
  • Ξεκινήστε τις διαπραγματεύσεις για μία καινούργια συμφωνία. Τους προτείνετε να είναι μοναδικός προμηθευτής και αυτός εξασφαλίζει ένα κόστος ανά σελίδα πιο χαμηλό από αυτό που εφαρμόζεται σήμερα. Αυτό το είδος συμφωνίας, μπορεί να γίνει με όποιο είδος καταστήματος, και στο χαρτοπωλείο της γειτονιάς βέβαια.
  • Εξασφαλίστε ότι η καινούργια τιμή είναι χαμηλότερη από το σημερινό μέσο κόστος/σελίδα.
  • Προσοχή να μην ξεχάσετε να διαπραγματεύεστε τους όρους μεταβολής της τιμής και τη συχνότητα μεταβολής.

Εκπαίδευση των υπαλλήλων:

Είναι αδύνατον να μιλάμε για μετατροπή προς μία πράσινη κουλτούρα εταιρείας χωρίς να αναφέρουμε την εκπαίδευση των υπαλλήλων. Όταν δεν επαρκούν τα χρηματικά μέσα για ειδικές υπηρεσίες για το σκοπό αυτό, υπάρχουν άλλους τρόπους για να φτάσετε στο αποτέλεσμα αλλά όπου θα χρειαστεί να αφιερώσετε χρόνο. Για παράδειγμα, για να μειώσετε το κόστος του χαρτιού, πρέπει οι υπάλληλοι να καταλαβαίνουν γιατί είναι τόσο σημαντικό για να μην σπαταλάει, τι θα κερδίσουν αυτοί και η επιχείρηση. Ανάλογα με τη δραστηριότητα θα πρέπει η εκπαίδευση να είναι προσαρμοσμένη και να λαμβάνει το περιβάλλον στον οποίο εργάζονται οι υπάλληλοι. Τέλος, θα πρέπει να εξασφαλίσετε ότι οι καινούργιες διαδικασίες και οργάνωση παρακολουθούνται: σύστημα αναφορών, συστήματα μπόνους[1] κλπ. Το σημαντικότατο είναι ότι η εκπαίδευση πρέπει να πετύχει στο να αποδείξει τι κερδίζει ο υπάλληλος και γιατί είναι σημαντικό για την επιχείρηση.

Διαδικασίες που χρησιμοποιούν χαρτί:

Όλες τις διαδικασίες μέσα στις οποίες υπάρχει χρήση χαρτιού πρέπει να αναθεωρηθούν και να βελτιωθούν σύμφωνα με το καινούργιο στόχο. Η χρήση διάγραμμα διαδικασίας είναι πολύ πρακτικό και αποτελεσματικό:

  • Σχεδιάστε κάθε διαδικασία όπως είναι σήμερα, σημειώνοντας τα βήματα όπου χρησιμοποιείται χαρτί (ποσότητα, λόγο, …),
  • Έπειτα τροποποιήστε τη διαδικασία κρατώντας μόνο τα απαραίτητα και παραγωγικά βήματα ώστε να μην χρησιμοποιείται άσκοπα χαρτί.

Τα διαγράμματα πρέπει να υπογραμμίζουν τουλάχιστον τα ακόλουθα: οι ρόλοι, η περιγραφή των βημάτων, τι χρησιμοποιείται και τι παράγεται. Μία διαδικασία θα αναθεωρείται πάντα μαζί με όλους τους εμπλεκόμενους (υπεύθυνοι τμημάτων ή υπάλληλοι) ώστε να εξασφαλίσετε ότι υπάρχει στο τραπέζι όλους τους ειδικούς. Έτσι θα μπορείτε να αναλύσετε τη διαδικασία και να διαγράψετε τα άχρηστα και μη-παραγωγικά βήματα.

Προσαρμοσμένες εγκαταστάσεις:

Η εφαρμογή μιας ειδικής διαδικασία για ανακύκλωση για παράδειγμα, προϋποθέτει την προσαρμογή των εγκαταστάσεων σας όπου χρειάζεται και μόνο αν χρειάζεται. Δεν μπορείτε να ζητήσετε στους υπάλληλους σας να προσέχουν την ανακύκλωση αν δεν βάζετε στη διάθεσή τους δύο κάδους χωριστά για παράδειγμα. Αν δεν θέλετε να αγοράσετε 2 κάδους για κάθε υπάλληλο, μπορείτε να μοιράσετε ένα κάδος ανακύκλωσης για δύο ή περισσότερα άτομα, με τη σωστή αναδιοργάνωση των γραφείων και του χώρου, αλλά θα πρέπει να εξασφαλίσετε ότι οι κανόνες σέβονται και ότι οι δημόσιες υπηρεσίες απαντούν στις ανάγκες σας. Βέβαια είναι πολύ σημαντικό να θυμόμαστε ότι μία καινούργια διαδικασία πρέπει να παρακολουθείται σωστά, οπότε μη διστάζετε να εφαρμόσετε ένα ετήσιο ή απεριόριστό σύστημα αναφορών παρακολούθησης. Έτσι σε περίπτωση που εντοπίσετε κάποιο σφάλμα ή δυσλειτουργία θα είστε σε θέση να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές/προσαρμογές για διόρθωση.

Όπως μπορείτε να φανταστείτε, μία πράσινη κουλτούρα μπορεί να εφαρμοστεί σε μία επιχείρηση χωρίς υψηλούς κόστους ή αφόρητες αλλαγές. Το πιο σημαντικό είναι λοιπόν να καταλαβαίνετε τη δραστηριότητα σας και να λαμβάνεται υπόψη τους ανθρώπους που εμπλέκονται και να στοχεύετε βελτίωση και αύξηση πράσινης παραγωγικότητας.

Η Bleneraida μπορεί να σας βοηθήσει σε αυτή την άσκηση, μην διστάζετε να επικοινωνήσετε μαζί μου εδώ.


[1] Προσοχή στα συστήματα μπόνους τα οποία μπορούν εύκολα να κάνουν το ακριβώς αντίθετο αποτέλεσμα αν δεν είναι σωστά μελετημένα.

Advertisements

Μια σκέψη;

Εισάγετε τα παρακάτω στοιχεία ή επιλέξτε ένα εικονίδιο για να συνδεθείτε:

Λογότυπο WordPress.com

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό WordPress.com. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Twitter

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Twitter. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Facebook

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Facebook. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Google+

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Google+. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Σύνδεση με %s